Dossiers

  • Persoonsgegevens: De persoonsregistratie bij TOPP bestaat uit papieren en digitale dossiers. Vanaf 2010 werken we alleen nog met digitale dossiers. Het bevat de volgende gegevens:

1. gegevens noodzakelijk voor een goede (financiële) administratie.
2. gegevens omtrent de hulpvraag: verslaglegging van gesprekken, onderzoeken, behandelingen en correspondentie met derden.

  • Dossiers zijn niet samengesteld voor andere doeleinden dan behandeling of onderzoek (dus niet voor: bewijsvoering in rechtszaken, ondersteuning bij arbeidsconflicten of als onderbouwing bij omgangsregelingen).
  • Bewaartermijn: Een maand na het laatste gesprek wordt het dossier gesloten. Na afsluiting van het dossier zijn wij wettelijk verplicht dit vijftien jaar te bewaren en het daarna te vernietigen. Het dossier is eigendom van TOPP. De cliënt of diens vertegenwoordigers kunnen een kopie krijgen van het dossier of van gedeelten.
  • Inzage: De gezaghebbende ouder heeft inzagerecht in het dossier van indien het kind jonger is dan twaalf jaar. Is het kind tussen de twaalf en zestien jaar, dan heeft de gezaghebbende ouder alleen inzagerecht en recht op een kopie na schriftelijke toestemming van het kind. Is de jongere zestien jaar of ouder dan heeft alleen de jongere recht op inzage en op een kopie. In geval van echtscheiding heeft elke gezaghebbende ouder deze rechten.
  • Correctie: Bovengenoemde partijen hebben het recht om het dossier in te zien of om persoonsgegevens laten verbeteren, aanvullen of verwijderen indien ze feitelijk onjuist zijn.
  • Blokkering: Wanneer er door de psycholoog of orthopedagoog in opdracht van een externe opdrachtgever (bijvoorbeeld school, UWV enz.) psychologisch onderzoek wordt gedaan dan hebben de bovengenoemde partijen recht op inzage en blokkering alvorens de rapportage aan de externe opdrachtgever wordt uitgebracht.
  • Vernietiging: Op uitdrukkelijk verzoek kan een dossier worden vernietigd, tenzij dat in strijd is met de wet.